資土系學團信息化管理助推工作效率不斷提升


發布時間:2019-12-23 點擊:

為有效提高工作效率,全面提升工作水平,資土系團總支近年來推進使用“釘釘”智能辦公平台取得顯著成效,依托這款适用于日常管理、活動考勤、審核審批、通知下達的智能辦公軟件,推進學團工作向信息化、智能化轉型,助推我系學團工作效率不斷提高。

落實考勤制度,節省工作時間

伴随着一聲“打卡成功”,資土系的一名學生順利完成早簽。資土系創新性地采用“釘釘”指紋識别打卡的方式開展早簽工作,每台指紋機平均每五秒鐘便可完成一名學生的打卡任務,打卡現場無長時間滞留情況,同時因指紋信息化采集避免了代簽現象的發生,并能及時将曠簽情況通報給輔導員老師及系自律會,方便完成信息彙總工作,避免了因人工操作而出現的失誤。學生信息化管理工作也并不僅僅應用于早簽,通過晚自習打卡、宿舍晚檢打卡等方式能夠有效了解學生們的出勤情況,更加方便、快捷,并可以實現考勤信息實時記錄,考勤結果自動彙總統計,有效提高了工作效率。

在請假制度方面,資土系告别了傳統紙質假條,省去了簽字、蓋章等繁瑣流程,統一采用“釘釘”網上請假的方式,請假人可向自己所在班級或學生組織提交請假申請,填寫請假時間、原因、類型等,由群組負責人在線完成審批并将請假信息及時抄送給輔導員及各班班委。采用“釘釘”網上請假的方式,最快的審批在幾秒鐘内即可完成,有效縮減了審批辦理時間,同時釘釘請假信息更易留檔,避免了假條丢失、缺損等現象的發生。

有效交流溝通,促進工作效率

“釘釘”所采用的群組功能,具有兩大特點:一是通訊錄管理,能夠将學生信息批量導入,統一管理,支持角色設置,部門和人員排序;二是能夠快速找到聯系人,利用共享統一通訊錄,直接搜索人員信息,無需添加好友即可發起聊天,找人既快又準。在群組功能的幫助下,組織框架清晰明确,學生所在班級、所屬學生組織及任職情況等信息能夠準确了解,真正做到平台信息化統一管理。共享的通訊錄也使老師、同學間在學習、工作上的交流愈加方便。在溝通交流的過程中,大家共享資源、互相學習、共同進步,有利于促進良好學習工作氛圍的形成。同時利用“釘釘”傳送文件能夠将其自動儲存在釘盤中,方便查找并防止丢失,在“釘釘”所打造的資料高速下載軟環境下,其閃傳下載速度遠快于常規,并支持文件在線查看編輯,大大提高了工作效率。

通知上傳下達,提高工作效率

無論是一對一的聊天,還是一對多的群消息,通過“釘釘”下發消息通知,對方是否閱讀,哪些人已閱,哪些人未讀都能一目了然,并可查看未讀人和已讀人的詳細列表,還能通過對未讀人發送DING消息進行提醒。DING功能亦是釘釘管理的一大亮點,當下發重要通知時,信息下達人員可通過DING功能DING一下未讀人,無論其是否在線,DING功能下發的信息都能最快顯示在系統界面或可直接通過短信、電話的方式通知未讀人及時查看消息,為之後落實通知、開展工作奠定良好基礎。

資土系學團信息化管理工作的推進,以“釘釘”智能辦公平台為依托,逐步完善了信息化管理系統和相關制度,有效促進了師生間的溝通與交流,促進形成了良好的學習工作環境,大大提高了工作效率,并有效推動資土系工作更好更快落實。(文:劉森崔文靜編輯:崔文靜

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